CASE PROBLEM : RACINE PAPER PRODUCTS

CASE PROBLEM : RACINE PAPER PRODUCTS

Blanca San Miguel (Blanca) dari bagian jasa informasi, sedang melakukan survey terhadap semua penerima laporan atas laporan yang dihasilkan oleh bagian jasa informasi, untuk mengetahui apakah laporan tersebut dapat ditingkatkan. Susan Vance (Susan) seorang Manajer Penjualan Racine Paper Products menerima laporan bulanan berupa Laporan Penjualan Produk Bulanan. Menurut Susan, laporan tersebut:
1. Terlalu lambat diterima
2. Terlalu bertele-tele sehingga sulit dibaca
3. Ada banyak produk yang tidak menguntungkan untuk dilaporkan
4. Tidak dapat mengetahui jenis produk yang tidak terjual selama enam bulan

PERMASALAHAN

1. Apakah Susan memerlukan suatu laporan khusus atau laporan periodik?
2. Solusi apa agar laporan yang dihasilkan bagian jasa informasi dapat diterima Susan lebih cepat?
3. Apakah Anda menyarankan urutan menaik atau menurun? Apa yang menjadi field pengendalinya?
4. Blanca meyakinkan Susan bahwa field tanggal dapat ditambahkan, apa itu berarti Blanca telah bertindak benar? Jelaskan alasannya!
5. Jika Racine Paper Products mengadakan pelatihan bagi para manajernya berkaitan penggunaan query language, alasan apa yang bisa diberikan Blanca agar Susan mengikuti pelatihan tersebut?

SOLUSI PERMASALAHAN
1. Ya, Susan memerlukan laporan khusus sekaligus laporan periodik.
Laporan periodik adalah laporan yang disiapkan sesuai jadwal tertentu. Susan membutuhkan Laporan Penjualan yang spesifik tiap bulan yang mampu menunjukkan barang-barang yang terjual cepat dan pelanggan yang memiliki penjualan tertinggi.
Laporan khusus adalah laporan yang disiapkan saat sesuatu yang luar biasa terjadi, sangat up to date. Susan memerlukan laporan yang bisa dikeluarkan secara insidental berkenaan dengan kejadian yang tidak biasa, dan jika ada jawaban atas database query.
2. Agar laporan lebih cepat sampai pada Susan, Blanca dapat mengirimkan softcopy laporan by email tepat pada akhir bulan karena sebenarnya pada akhir bulan laporan tersebut telah selesai. Dengan menggunakan terminal dan workstation dengan Cathode Ray Tube (CRT) maka laporan akan cepat selesai, tampilan layarnya cepat, isi laporan, warna dan tampilannya juga menarik. Kemudian hardcopy akan disampaikan pada Susan menyusul segera setelah proses pencetakan selesai
3. Urutan menaik dan menurun sama-sama digunakan dalam catatan-catatan laporan berdasarkan field pengendalinya.
Untuk urutan menurun digunakan dalam Laporan Catatan Penjualan, misalnya untuk melaporkan produk yang terjual dengan cepat atau melaporkan pelanggan yang penjualan produknya paling tinggi. Urutan produk yang terjual paling cepat dan urutan pelanggan yang menjual produk paling tinggi dapat menarik perhatian Susan karena berada di urutan paling atas. Field pengendalinya adalah jumlah penjualan bulan tersebut.
Urutan menaik digunakan untuk melaporkan barang yang tidak laku. Jenis produk didaftarkan dalam urutain menaik, field pengendalinya adalah volume penjualan kumulatif. Jenis produk yang tidak laku saat itu bervolume rendah dan didaftarkan diurutan teratas. Juga untuk Laporan Piutang, dengan field pengendali umur piutang.
4. Dengan penambahan field tanggal penjualan terakhir saja tidak cukup, harus ada jenis produk, tanggal masuk produk, dan total produk.
5. Blanca dapat mengatakan bahwa dengan memiliki kemampuan query language maka seorang manajer akan lebih dapat memahami laporan bulanan yang diterimanya, dapat membacanya dengan baik, dan segera dapat mengambil keputusan setelahnya. Oleh karenanya pelatihan query language sangat penting untuk diikuti para manajer termasuk Susan.

Sekian, dan terima kasih.